Ador Oy:n liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Ador toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Mitä henkilötietoja Ador käsittelee ja missä tarkoituksessa?

Asiakasrekisteri

Adorilla on asiakasrekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Asiakasrekisterit sisältävät asiakkaan henkilötiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja sekä mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen.

Lisäksi asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää lisämyynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin Adorin ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lisäksi Ador kerää asiakasrekisteriin henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) potentiaalisista asiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin Adorin oikeutettu etu.

Toimeksiantorekisteri

Ador harjoittaa lainojen kilpailutustoimintaa, joka edellyttää tiettyjen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Nämä tiedot sisältyvät toimeksiantorekistereihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Adorin välinen sopimussuhde sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Lainakilpailutustoiminnassa voidaan kerätä alla lueteltuja henkilötietoja, joita voidaan tarvita asunto- tai kiinteistöosakeyhtiöiden vastuuhenkilöistä, osakkaista.

Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toimeksiantosopimuksen sisältämät muut tiedot, kilpailutettavan lainan tiedot, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön perustiedot sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen lainakilpailutusta koskevan toimeksiannon suorittamiseksi.

Toimeksiantorekisteri sisältää myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän, kirjanpitäjän ja hallitusten jäsenten nimet ja mahdolliset yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja lainojen kilpailutustoimeksiantoihin liittyvän pankkien lainakäsittelyä koskeva menettely.

Mistä Ador saa henkilötiedot?

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä. Myynti- ja markkinointitarkoituksiin yritysten yhteystietoja voidaan hankkia myös tietoja tarjoavilta yrityksiltä.

Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä. Lisäksi lainakilpailutusta varten tarvittavia tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) tai viranomaisrekistereistä.

Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?

Lainakilpailutusta koskevassa prosessissa käsiteltäviä henkilötietoja (esim. osakerekisteritietoa) luovutetaan pankeille pankkien lainakilpailutuksessa edellyttämällä tavalla.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakasrekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden ja asiakassuhteen hoitamisen vuoksi.

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa tai kunnes rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.

Miten tiedot suojataan?

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Ador Oy:n ja sille työskentelevää henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Myös mahdollisilta Adorin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse.